Profil
 
   Beratung
 
   Angebote
 
   Archivkonzept
 
   Kontakt
 
   Impressum
 
 
 
 

Archivkonzept der GefanÐ mbH

Ein klares, effizientes und übersichtliches Archivkonzept spart Zeit und Kosten.

Ein Unternehmens-Archiv kostet Geld. Für angemietete Räume. Für jede Aktenbewegung. Für das Sortieren und Ordnen. Für die Regale und Schränke. Für das Aussortieren abgelaufener Akten. Für die Organisation und das Entsorgen. Wie sieht Ihre Archivorganisation aus? Wir kümmern uns um Archivplanung, die Archivierung Ihrer Akten und Ihrer analogen und digitalen Dokumente.
 

Wie hoch ist der Anteil Ihrer Archivausgaben an der Kostenquote? 

Haben Sie einmal berechnet, wie hoch der mit Ihrem Archiv verbundene Zeitaufwand pro Jahr ist? Und wie viel Aufwand in einer Akte steckt, vom Anlegen bis zum Archivieren, Aufbewahren und Entsorgen? Kennen Sie die komplizierten Aufbewahrungsfristen Ihrer Unterlagen? Für die Aufbewahrung Ihrer Akten zahlen Sie anteilig Miete. Die gesamte Organisaton für ein Unternehmensarchiv bedeutet unproduktive Arbeit, die Ihren Umsatz reduziert. Können Sie abgelegte Akten und deren Inhalte zeitsparend auf Ihrem PC einsehen? Wenn Ihre Fachkraft Archivgänge erledigt, steht sie nicht zur Verfügung. Wie lange dauert es, bis die Akte endlich auf Ihrem Tisch liegt? Wer bringt die Akte wann zurück? Wer pflegt Ihr Archiv, sorgt für Ordnung, Systematik und Übersicht? Finden Sie in Ihrem Archiv auf Anhieb die gesuchte Information? 

Unsere Vogehensweise:

  • Bestandserfassung in allen Papierarchiven
  • Ausarbeitung einer Archivordnung
  • Erstellung eines Aktenplans
  • Anpassung der Aktenbezeichnungen an den neuen Aktenplan
  • Inventur der Archivbestände
  • Erfassung noch nicht aufgenommener Archivbestände
  • Veranlassung von überfälligen Kassationen
  • Anwendung des neuen Aktenplans auf die Archivbestände
  • Retrospektive Zuordnung zu Aktenplanstellen
  • Strukturierung der Verwaltung von Aktenbeständen von der Entstehung bis zur Kassation
  • Bestandsverzeichnung
  • Definition des Dokumentations- und Archivierungs-Workflows
  • Definition des Schemas der Zugangsberechtigungen zu Papierakten
  • Definition der Anforderungen an die Archivräume und Regalanlagen
  • Detailplanung von Archivnummernsystem und Aufstellungssystematik
  • Planung von Bestandsschutzmaßnahmen, Sicherungskopierung, Digitalisierung von Teilbeständen)
  • Ausarbeitung von Findhilfsmitteln  

    Wir beraten Sie individuell, denn jedes Archiv birgt eigene Anforderungen, je nach Unternehmensausrichtung. So reduzieren Sie dauerhaft Aufwand und ineffiziente Kosten.

    Klicken Sie für weitere Informationen zu Archivberatung, Managementberatung und Dokumentation